Loại D·Workflow tự độngVừa⏱ 4 giờ15 tháng 9, 2026

Workflow tự rà biến động học phí trong ngày từ Sepay/Casso, đối chiếu với bảng thu nội bộ và ghi cờ học viên chưa khớp tiền vào Sheet mỗi 2 giờ

Bối cảnh

Trung tâm giáo dục có 200-500 học viên đóng học phí qua chuyển khoản. Mỗi ngày có 10-30 giao dịch vào tài khoản ngân hàng. Kế toán phải đối chiếu thủ công giữa sao kê ngân hàng và bảng thu nội bộ để xác định học viên nào đã đóng, còn thiếu bao nhiêu. Công việc lặp đi lặp lại, dễ nhầm lẫn khi tên chuyển khoản không chuẩn hoặc thiếu mã học viên.

Nỗi đau hiện tại

Kế toán mất 2-3 giờ/ngày đối chiếu sao kê với danh sách học viên. Học viên đã chuyển tiền nhưng hệ thống chậm cập nhật → phụ huynh bị nhắc nhở oan. Giao dịch không ghi mã học viên → phải tra thủ công từ số tiền + thời gian + tên người chuyển. Cuối tháng phát hiện khoản chuyển lạ không xác định được nguồn gốc.

Agent làm gì

Agent chạy cron mỗi 2 giờ: (1) Gọi API Sepay/Casso lấy danh sách giao dịch mới từ lần chạy trước. (2) Đọc Google Sheets 'Bảng thu học phí' (cột: mã học viên, họ tên, số tiền phải đóng, số tiền đã đóng, trạng thái). (3) Với mỗi giao dịch: parse nội dung chuyển khoản tìm mã học viên (regex); nếu không có mã thì dò tên + số tiền gần đúng trong bảng. (4) GHI NGƯỢC vào Sheet: cột 'Số tiền đã đóng' cộng dồn, cột 'Lịch sử giao dịch' thêm dòng mới (thời gian, số tiền, mã GD), cột 'Trạng thái' đổi thành 'Đã đóng đủ'/'Còn thiếu X vnđ'/'Chờ xác nhận' nếu không khớp. (5) Giao dịch không khớp học viên nào → ghi vào sheet riêng 'Giao dịch lạ' để kế toán kiểm tra. (6) Gửi Telegram summary: số GD mới, tổng tiền vào, danh sách học viên vừa đóng đủ, danh sách GD chưa xác định. Đây là workflow tự động chạy theo lịch cron 2 giờ/lần, GHI DỮ LIỆU SỐNG trở lại Sheet để cập nhật trạng thái học phí realtime.

Kết quả đo được

Kế toán tiết kiệm ước tính 2h/ngày công đối chiếu thủ công, chỉ cần kiểm tra ca lạ trong bảng riêng
Trạng thái đóng học phí cập nhật realtime mỗi 2 giờ, phụ huynh không bị nhắc oan khi đã chuyển tiền
Phát hiện sớm giao dịch lạ hoặc giao dịch thiếu thông tin trong ngày để kịp liên hệ xác minh