Tự động theo dõi hợp đồng sắp hết hạn và nhắc gia hạn

Bối cảnh

Công ty quản lý 30-200 hợp đồng đang chạy song song. Dùng để không bao giờ để hợp đồng hết hạn mà không biết.

Nỗi đau hiện tại

Hợp đồng lưu rải rác, không ai theo dõi ngày hết hạn. Đã có trường hợp hợp đồng tự động gia hạn điều khoản bất lợi hoặc ngừng dịch vụ đột ngột vì quên gia hạn, gây mất khách và tranh chấp.

Agent làm gì

Kết quả đo được

• 0 hợp đồng bị hết hạn mà không có hành động xử lý
• Nhắc tự động 3 mốc: 60 ngày, 30 ngày, 7 ngày trước hạn
• Tiết kiệm 100% thời gian kiểm tra thủ công hàng tuần
• Kèm bản thảo thư gia hạn sẵn, nhân viên chỉ cần xác nhận và gửi

ROI ước tính

Ngành

Prompt mẫu (copy và chạy luôn)

Bạn là trợ lý quản lý hợp đồng. Tôi có Google Sheet tên 'Danh sách hợp đồng' gồm các cột: Tên khách hàng, Loại hợp đồng, Ngày ký, Ngày hết hạn, Email phụ trách, Trạng thái.

Nhiệm vụ của bạn mỗi ngày:
1. Đọc toàn bộ Sheet, lọc các hợp đồng có Trạng thái = 'Đang hiệu lực'.
2. Tính số ngày còn lại đến Ngày hết hạn.
3. Nếu còn 60, 30 hoặc 7 ngày: soạn email cảnh báo gửi đến Email phụ trách, nội dung ghi rõ tên khách, ngày hết hạn, số ngày còn lại và đề nghị xử lý gia hạn.
4. Đính kèm bản thảo thư gia hạn ngắn gọn (5-7 câu) để nhân viên gửi cho khách.
5. Cập nhật cột 'Đã nhắc' trong Sheet để tránh nhắc trùng cùng mốc.

Case Dễ — prompt public, copy chạy luôn